PDPA สรุป 5 หัวข้อสำคัญสำหรับการปรับตัว ในสถานการณ์ตอนนี้ เป็นช่วงที่ต้องรักษาระยะห่างทางสังคม (Social Distancing) เพราะสถานการณ์การระบาดของ ไวรัส โควิด-19 ซึ่งทำให้เราต้องปรับวิถีชีวิตมาใช้บริการทางเทคโนโลยีมากขึ้นและหลากหลายมากขึ้นนั่นทำให้เห็นว่า การจัดการข้อมูลอย่างมีมาตรฐานเป็นเรื่องสำคัญมากกว่าเดิม

ปฐมบท PDPA สรุป ที่ยังไม่เริ่มต้น

หลายท่านคงจะเคยได้ยิน หรือคุ้นๆ กับคำศัพท์ชื่อ PDPA ซึ่งย่อมาจาก Personal Data Protection Act หรือ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

โดยจะมีผลบังคับใช้เต็มรูปแบบ ในวันที่ 1 มิถุนายน 2565 เรามาดูกันว่า กฎหมายฉบับนี้มันเป็นอย่างไร และมีอะไรบ้าง และหน่วยงานภาคธุรกิจต้องทำอะไร ข้อมูลในยุค Big Data ถือว่าเป็นสิ่งที่มีค่ามาก ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนบุคคล หรือพฤติกรรมต่าง ๆ ดังนั้น จึงต้องมี PDPA มาช่วยคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเพียงพอที่จะปกป้องเจ้าของข้อมูลนั้น ๆ ไม่ให้ถูกละเมิดสิทธิความเป็นส่วนตัว และมีมาตรการเยียวยาเจ้าของข้อมูลในกรณีที่ถูกละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล

• อัพเดท 2022 วิธีกู้แชท Line แชทไลน์หาย ไฟล์หมดอายุ ต้องดู!
• 5 ทักษะดูแลลูกค้าออนไลน์ของนักขายมืออาชีพ ช่วงการระบาดของโควิด19 

5 สิ่งที่ธุรกิจต้องเตรียมตัว

• PDPA สรุป ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียออกมาชัดเจน

สิ่งจำเป็นสำหรับการเริ่มทำ  พรบ.ข้อมูลส่วนบุคคล สิ่งแรกคือการจำแนกออกว่าใครในองค์กรมีส่วนได้ ส่วนเสียสำหรับการเพิ่ม PDPA เข้ามาในกระบวนการทำงานที่เพิ่มขึ้นมา ตัวอย่างเช่น

” พนักงาน(ลูกจ้าง) ต้องมอบข้อมูลแก่ บริษัท”
(1) ลูกจ้าง รับบทเป็น เจ้าของข้อมูล
(2) ฝ่ายบุคคล รับบทเป็น ผู้ประมวลผลข้อมูล
(3) บริษัท รับบทเป็น ผู้ควบคุมข้อมูล 

• วางแผน PDPA สรุป การทำงานที่เฉพาะเจาะจงกับแต่ละแผนก

บทบาทการทำงานกับ PDPA ของแต่ละแผนกนั้นมีความแตกต่างกัน ดังนั้นการวางแผนการ รวมถึงสร้างความเข้าใจอันดีกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องจะทำให้ทำงานนั้นรัดกุม รวดเร็วยิ่งขึ้น ยกตัวอย่าง

(1) แผนกการตลาด ต้องดูแลการเก็บข้อมูลลูกค้าผ่านแบบฟอร์มออนไลน์
(2) แผนกลูกค้าสัมพันธ์ ต้องดูแลการเก็บข้อมูลลูกค้าผ่าน Call center
(3) แผนกเซลล์ ต้องดูแลการเก็บข้อมูลผ่านเอกสารสัญญา ตอนที่ไปพบลูกค้า

• ออนไลน์ หรือ ออฟไลน์ แยกประเด็นให้ออก

สิ่งต่อมาที่ต้องเตรียมตัวไว้ คือรูปแบบการรับข้อมูลของบริษัท ก็จะเป็นสิ่งหนึ่งที่ต้องแยกแยะ เตรียมการด้านโครงสร้างก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ เช่น การเก็บการขอเก็บข้อมูลออนไลน์ ต้องมีการเตรียมระบบฐานข้อมูลลูกค้า การเก็บ Dush board หรือ การเก็บข้อมูลลูกค้าผ่านเอกสาร ต้องมีกระบวนการจัดเก็บข้อมูลอย่างไร เก็บที่ไหน ใครดูแลและได้รับมอบหมาย เป็นต้น

• การเปลี่ยนแปลงมีผลกระทบกับใครบ้าง

หลังจากการค้นพบว่าหน้าที่ของคนทำงานในแต่ละแผนกอย่างเป็นระบบแล้ว การวัดผลกระทบการทำ PDPA นั้นต้องคำนึงถึงผลกระทบสำหรับบุคคลทั้ง 3 กลุ่ม ได้แก่ (1) เจ้าของข้อมูล (2) ผู้ประมวลผล (3) ผู้ควบคุม เพราะทุกการเปลี่ยนแปลงนั้น คนทั้งสามกลุ่มจะได้รับผลกระทบก่อนเสมอ
ต้วอย่าง ถ้าหากหลังการทำตามแผนทุกอย่างแล้ว มีการอัปเดตข้อกฏหมาย PDPA ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการเก็บข้อมูลออนไลน์ ผู้ที่ควบคุมข้อมูล ต้องมีการอัปเดต สัญญา ข้อตกลง เพิ่มเติมไปให้กับเจ้าของข้อมูล โดยผู้ประมวลผลจะทำหน้าที่เก็บ Record ที่อัปเดตใหม่ และแน่นอนที่สุดก็คือกระบวนการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป จะต้องกระทบกับทุกคนในกระบวนการเหล่านี้เป็นอันดับแรกๆนั่นเอง

• อัปสกิลคนทำงานให้ทันกัน

ส่วนที่สำคัญที่สุด และต้องการพัฒนาทักษะ PDPA ให้ทันคือกลุ่มของคนที่ทำงานทั้ง 3 กลุ่มที่กล่าวมาข้างต้นนั่นเอง ถึงแม้ว่าตัวกระบวนการต่างๆของการทำ PDPA นั้นจะไม่ได้นาน และซับซ้อน แต่การสร้างการรับรู้ และเข้าใจกับพนักงานจึงเป็นสิ่งสำคัญไม่น้อยไปกว่าทุกกระบวนการข้างต้นที่กล่าวมา การฝึกอบรม หรือ คอร์สออนไลน์ จะช่วยมาตอบโจทย์การพัฒนาทักษะของพนักงานในเวลารวดเร็วนั่นเอง

กฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลเป็นกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับทุกคนในสังคม เราซึ่งมีสถานะเป็น ‘เจ้าของข้อมูล’ ที่ไปใช้บริการต่าง ๆ หัวใจหลักของกฎหมายบอกว่า ข้อมูลส่วนบุคคลของเรา เมื่อให้ใครไปแล้ว เขาจะต้องเอาไปใช้ตามวัตถุประสงค์และความจำเป็น คือ นำไปใช้เท่าที่บอกว่าจะใช้ ไม่เอาไปใช้งานอื่นเกินเลย

ทุกคนต้องมาร่วมมือกัน

ในทางปฏิบัติแล้วสิ่งที่องค์กรเล็ก หรือ ใหญ่จะต้องทำ PDPA สรุป คือ การทำ privacy policy และ การบันทึกกิจกรรมประมวลผล

เพื่อบันทึกและบอกรายละเอียดว่า เราเก็บข้อมูลอะไร จะเอาไปทำอะไร เก็บมาเมื่อไร และจะเก็บนานเท่าไร โดยองค์กรที่ต้องทำตามกฎหมายของ PDPA มีลักษณะดังนี้

• องค์กรที่มีการเก็บและใช้ข้อมูลส่วนบุคคล

  ในพรบ.นี้เรียกว่า Data Controller หรือ ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล

• องค์กรที่เป็นหน่วยงานที่ผู้ควบคุมข้อมูล
  

  ว่าจ้างให้ประมวลผลข้อมูลของลูกค้าหรือของบุคคลใด ๆ ตามคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูล ในพรบ.นี้เรียกว่า Data Processor หรือ ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล

• องค์กรที่อยู่นอกประเทศไทย แต่มีการเสนอขายสินค้าให้กับลูกค้าในประเทศไทย
  

  มีการโอนถ่ายข้อมูล หรือ เฝ้าติดตามพฤติกรรมที่เกิดขึ้นในประเทศไทย