ในยุค covid19 ที่ทำให้ต้อง work from home นั้นทำให้การทำงานด้วยแอพ Line จำเป็นอย่างมาก สิ่งที่ตามมาคือแชทเยอะมาก หาไม่เจอ ไฟล์หมดอายุ ขอไฟล์ใหม่ก็กลัวถูกตำหนิ วันนี้มีวิธีเก็บไฟล์แชทมาแบ่งปันกันครับ
Table of Contents
วิธีการ “แคบหน้าจอ”
วิธีนี้เป็นสายอดทน ที่เก็บข้อมูลด้วยตัวเอง ด้วยการแคบแชททุกข้อความ เก็บไฟล์ทุกอย่างลงในคอมพิวเตอร์ เป็นการบันทึกข้อความเป็นรูปภาพชัดเจน สามารถใช้ได้ทั้งการบันทึกหน้าจอจากมือถือ หรือการถ่ายภาพหน้าจอด้วยกล้องมือถือก็ได้
- ข้อดี : การบันทึกด้วยวิธีการนี้เป็นภาพชัดเจน สวยงามและสามารถตรวจข้อมูลการแชทได้ง่าย ย้อนดูข้อความได้ถึงแม้ภายหลังแม้คู่สนทนาของเรา “Unsend (ยกเลิกส่งข้อความ)” แล้วก็ตาม
- ข้อสังเกต : การบันทึกข้อความด้วยวิธีนี้คือไฟล์ภาพจะมีมหาศาลในเครื่อง และเสียเวลาค้นหาข้อมูล ในกรณีที่ไฟล์ต่างเก็บไว้ในเครื่อง และเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้พัง หรือข้อมูลหาย จะทำให้ข้อมูลทั้งหมด จากเราไปแบบยังไม่ทันบอกลา….
วิธีเก็บไฟล์แชทไว้ใน Google drive
การบันทึกด้วยการเก็บข้อมูลด้วย Gmail ที่ผูกไว้กับบัญชีไลน์จากนั้นก็ส่งข้อมูลแชทไปบันทึกไปไว้ใน Google drive โดยมีวิธีการดังนี้
- เข้ามาหน้าหลักของไลน์ แล้วให้กดที่ฟันเฟืองบนขวาของจอ
- เมื่อเข้ามาแล้วให้เลื่อนลงมาด้านล่าง
- เลื่อนลงมาที่หมวด “ตั้งค่าพื้นฐาน” แล้วกดที่ “แชท”
- จากนั้นก็กดไปที่ “สำรองข้อมูลไปยัง Google ไดร์ฟ” แล้วรอโหลดเป็นการเสร็จเรียบร้อย
- เมื่อต้องการ “กู้คืนข้อมูล” เพียงเรียกคืนข้อมูล ก็เสร็จเรียบร้อย
วิธีนี้ก็ได้รับความนิยม แต่ก็มีข้อจำกัดเหมือนกัน
- ข้อดี : ทำได้ง่าย และไว เหมาะกับการย้ายเฉพาะข้อมูลแชทที่จำเป็นไปมือถือเครื่องใหม่
- ข้อสังเกต : การทำด้วยวิธีนี้หลายครั้งจะได้เฉพาะข้อมูลแชทเดิม และภาพที่ระบบยังไม่ลบ ถ้าต้องการให้ไฟล์ที่ส่งยังไม่หมดอายุ ต้องเก็บไฟล์ไว้ในเครื่อง ซึ่งยากต่อการค้นหาได้อยู่ดี
วิธีใช้หุ่นยนต์จดให้
การใช้หุ่นยนต์ (บอท) มาเก็บข้อมูลแชท รูปภาพ ไฟล์เอกสารต่างๆนั้นก็ได้รับความนิยมมากขึ้นในหมู่คนทำงานที่บ้านมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งเป็นบริการที่ชื่อ “JotT” เพียงนำบอทตัวนี้ไปวางไว้ที่ห้องแชทที่ต้องการ แล้วจากนั้นทุกคนในกลุ่มจะกลับมาเปิดดูข้อความ และไฟล์งานที่แชร์ไว้ในห้องสนทนาได้เลย
เพียงแค่เราคุยกันในห้องแชท Line แล้วน้องจดที (JotT) ก็จะเอาแชทเรามาใส่ในห้องสนทนาจดที โดยทั้งข้อมูลแชท และไฟล์งานต่างๆที่เคยส่งให้กับลูกค้า จะเก็บไว้ได้อย่างถาวรเลย
ฟีเจอร์หลักของน้องจดที
√ ข้อความ – จดทุกแชทที่เราคุยกัน และเอามาดูอีกครั้งในบางครั้งที่แชทในมือถือเราหายไป
√ ไฟล์ – เก็บไฟล์ที่เราส่งระหว่างกัน ถึงแม้จะหมดอายุในแชทไลน์ไปแล้วก็ตาม
√ สื่อมัลติมีเดีย – ดูวีดีโอ และเสียงต่างๆที่เคยส่งไว้ในห้องแชทได้ง่ายๆ
- ข้อดี : ไม่มีขั้นตอนวุ่นวาย เพียงแค่นำบอทไปวางไว้ในห้องแชทที่ต้องการ
- ข้อสังเกต : การใช้วิธีนี้ทำให้ข้อมูลไฟล์งาน และเอกสารทุกอย่างอยู่ครบถ้วน ซึ่งทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้ ประหยัดเวลาค้นหาข้อมูลจนอาจจะรู้สึกชินนั่นเอง..
สรุปวิธีการกู้ข้อมูล
สิ่งหนึ่งที่ทำให้เรานั้นสามารถทำงานได้ในเวลาที่น้อยลง เป็นหัวใจสำคัญในยุคนี้ สิ่งสำคัญในการทำงานผ่านออนไลน์ก็คือข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ในที่ปลอดภัย และค้นหาได้ง่ายนั่นเอง Prospace หวังว่าจะช่วยแก้ปัญหา Line ให้กับคนทำงานได้ดีขึ้นนะครับ เรายินดีให้คำปรึกษาด้านการเก็บข้อมูล Line และวางระบบความปลอดภัยในองค์กร สามารถกรอกข้อมูลด้านล่างนี้ เพื่อให้ทางที่ปรึกษา Prospace เข้าไปให้คำแนะนำฟรีจ้า!
