หลายคนที่ทำงานบริษัทมานาน จะคุ้นชินกับการให้นายเซ็นต์เอกสาร และให้ลูกค้าที่ปลายทางเซ็นต์เหมือนกัน ผ่านระบบเดิมที่เรียกแมสเซนเจอร์วิ่งเอาเอกสารไปให้ลงลายมือชื่อลงนาม แล้วย้อนกลับมา เสียเวลาและค่าใช้จ่ายมากมาย จึงเกิดการส่งเอกสารออนไลน์ด้วยวิธีการต่างๆ สงสัยไหมว่าเราจะแน่ใจได้ยังไงว่าเอกสารนั้นของจริงหรือเปล่า ตรวจสอบยังไง ปลอดภัยแค่ไหน ผ่านระบบ Digital signature มาติดตามกันเลย

การเซ็นต์เอกสาร หลายร้อยปีที่ผ่านมา (Traditional signature)

แน่นอนว่าการทำงานในทุกองค์กร ไม่ว่ารัฐหรือเอกชน การลงนามในเอกสารเป็นสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นตลอดเวลา

ไม่ว่าจะเป็นการรับรองสำเนาของเอกสาร เอกสารสัญญาการซื้อขายหรือการทำใบเสนอราคาก็ตาม ทั้งหมดนั้นต้องจำเป็นต้องมีการลงนามในกระดาษ โดยทั่วไปเป็นการเขียนในกระดาษ โดยมีพยานในการรับรู้การทำธุรกรรม แล้วนำเอกสารส่งให้ผู้ส่งเอกสาร (Messenger) ส่งไปหาผู้รับเอกสารปลายทาง (Recipient) หรือ การลงนามต่อหน้าระหว่างกัน โดยกระบวนการดังกล่าวนั้นได้รับการยอมรับมานาน จนกระทั่งการแพร่ระบาดของโรคที่ติดต่อกันได้ง่าย จึงต้องทำให้ทุกหน่วยงานเริ่มทบทวนการส่งเอกสารด้วยระบบเดิม เป็นระบบออนไลน์

การเซ็นต์เอกสารออนไลน์ ยุคกึ่งดิจิตอล (Electronic signature)

ในยุคแรกของการลงนามในเอกสารนั้นเป็นเพียงการลงนามในเอกสารแล้วแสกนไฟล์ส่งเป็น PDF หรือจะเป็นเอกสารออนไลน์แล้วใส่ลายเซ็นต์ลงไป

ที่ว่ามันเป็นกึ่งดิจิตอลเพราะว่าเรายังคงลงนามในเอกสารด้วยลายมือ แล้วส่งไปด้วยระบบดิจิตอลเท่านั้น ปัญหาตามมาของการใช้งานระบบนี้คือเราตรวจสอบไม่ได้ว่าเอกสารที่ลงนามไปจะถูกแก้ไขภายหลัง หรือถูกนำไปบิดเบือนหรือเปล่า เพราะกระบวนการหลังจากการลงนามในเอกสารไม่มีระบบการตรวจสอบได้อย่างแม่นยำ จนเป็นที่มาของการพัฒนาระบบดิจิตอลอย่างเต็มรูปแบบ

การเซ็นต์เอกสารออนไลน์ ยุคดิจิตอล (Digital signature)

การต่อยอดระบบลงนามเอกสารออนไลน์แบบดิจิตอลอย่างเต็มรูปแบบนี้มีมานานแล้ว เพียงแต่เพิ่งได้รับการยอมรับเมื่อไม่นานมานี่เอง

ซึ่งกระบวนการนั้นเป็นการส่งเอกสารออนไลน์ แล้วแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล จากนั้นมีการเข้ารหัสลับส่งไปถึงปลายทางผู้รับ จากนั้นการแปลงจากรหัสดิจิตอลมาเป็นไฟล์เอกสารนั้นต้องได้รับการยืนยันตัวตนจากปลายทางว่าเป็นเจ้าของเอกสารจริงๆ จึงมีการแปลงรหัสกลับมาเป็นเอกสารเพื่อลงนาม

หัวใจหลัก 3 อย่างของระบบนี้

• การยืนยันตัวตน

  การยืนยันตัวตนว่าเป็นบุคคลนั้นจริงๆปัจจุบันมีทั้งการใช้ข้อมูลลายนิ้วมือ แสกนหน้า รับ SMS หรือใช้ Authentication app

• การปฏิเสธการส่ง
  

  เมื่อมีการส่งข้อความออกไปแล้ว ไม่สามารถที่จะแก้ไข หรือยกเลิกการส่งได้

• การคงที่ไม่เปลี่ยนแปลง

  เมื่อเอกสารถูกส่งออกไปแล้ว ไม่ถูกเปลี่ยนแปลงเนื้อหาระหว่างการส่งได้

ระบบการเซ็นต์เอกสารออนไลน์

กระบวนการเริ่มต้นจากจุด A ที่เอกสารถูกส่งออกไปแปลงเป็นโค้ดดิจิตอล digital signature หรือ โค้ดที่ยืนยันว่าไฟล์ถูกแปลงเป็นตัวเลขดังกล่าง (Digest) เสร็จแล้ว

ก่อนถูกส่งออกไปจะถูกเข้ารหัสที่เป็นกุญแจคู่ โดยคนที่ถือกุญแจได้แก่ผู้ส่ง และ ผู้รับ โดยจะเป็นจุด B ที่เอกสารและจะถูกส่งออกไปพร้อมกัน เมื่อไปถึงจุด C แล้วอีกคนที่มีกุญแจเปิดจะถอดรหัสออกมาได้ พร้อมกับการเปิดโค้ดดิจิตอล (Digest) ที่ตรงกันเพื่อยืนยันว่าระหว่างส่งเอกสารไม่ได้ถูกแก้ไข แล้วจะถูกแปลงกลับมาเป็นไฟล์เอกสารดังเดิม

สรุป

ปัจจุบันการใช้เข้าถึงรหัสดิจิตอลนั้นถูกใช้ในหลากหลายรูปแบบทั้งส่งข้อความในแอพพลิเคชั่นแชท

ส่งอีเมล์ระหว่างกัน หรือ ธุรกรรมการเงินออนไลน์ สิ่งเหล่านี้เป็นเครื่องยืนยันได้ว่าการทำธุรกรรมนั้นไม่ได้ถูกบิดเบือนระหว่างการส่งหากัน เมื่อมีการลงลายเซ็นต์ในเอกสารนั้นจะช่วยยืนยันตัวได้ว่าคนที่ลงนามเป็นเจ้าตัวจริงๆ จากระบบยืนยันตัวตนที่หลากหลายรูปแบบนั้นเอง